Länderübergreifendes MERKBLATT Verwendungsnachweisprüfung

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FilmFernsehFonds Bayern, Filmförderungsanstalt (FFA), Film- und Medienstiftung NRW, Hessen Film und Medien, Medienboard Berlin-Brandenburg, Mitteldeutsche Medienförderung (MDM), MFG Medien- und Filmgesellschaft Baden-Württemberg, MOIN Filmförderung Hamburg Schleswig-Holstein, MV Filmförderung, nordmedia – Film- und Mediengesellschaft Niedersachsen/Bremen

Merkblatt zur gemeinsamen Verwendungsnachweisprüfung

Das vorliegende Merkblatt gilt für geförderte Projekte im Bereich Produktion Kinofilm (Spielfilm, Dokumentarfilm, Animationsfilm), bei denen mehr als eine Länderförderung an der Finanzierung beteiligt ist. Es ergänzt das Merkblatt zur vorvertraglichen Prüfung, das Merkblatt zum Regionaleffekt sowie das Merkblatt über gemeinsame Grundsätze bei der Tilgung von Förderdarlehen und ist das Ergebnis des Abstimmungsprozesses zwischen den Länderförderungen unter Teilnahme der Filmförderungsanstalt (FFA) und des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM). Die im Folgenden formulierten Aspekte werden von den an einem Projekt beteiligten Länderförderungen sowie den beteiligten Prüfinstitutionen einheitlich gehandhabt. Soweit dieses Merkblatt keine gesonderte Regelung enthält, finden die Richtlinien/Verträge¹ der jeweiligen Länderförderungen Anwendung.

01| ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

hinsichtlich der im Rahmen einer Fördermaßnahme anerkennbaren Kosten sowie der Mittelverwendung gelten die Grundsätze sparsamer Wirtschaftsführung sowie der Grundsatz der Zweckbindung, d.h. die Fördermittel sind ausschließlich für den bestimmten Förderzweck zu verwenden
die Verwendung der Förderung ist nachzuweisen und gemäß den im Fördervertrag geregelten Prüfungsrechten sind den Förderungen bzw. den von diesen beauftragten Prüfinstitutionen alle für die Durchführung der Prüfung erforderlichen Auskünfte zu erteilen und Unterlagen vorzulegen
der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Im Sachbericht ist die Verwendung der Förderung sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen. Im zahlenmäßigen Nachweis erfolgt ein Soll/Ist-Vergleich der Kosten, des Regionaleffektes sowie der Finanzierung. Der Nachweis muss alle mit dem Förderzweck zusammenhängenden Einnahmen (z.B. Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Kosten/Ausgaben enthalten

02| VORLAGE DES VERWENDUNGSNACHWEISES

die Fördernehmer*innen haben die Unterlagen zum Verwendungsnachweis innerhalb von 6 Monaten nach Erstellung der Nullkopie vorzulegen

03| NOTWENDIGE UNTERLAGEN

Für den Verwendungsnachweis einzureichen:

Schlusskostenstand (von allen Koproduzent*innen unterzeichnet); d.h. Gegenüberstellung der Soll-/Ist-Kosten gemäß Fördervertrag, einschließlich Angaben zu kostenmindernden Erträgen
bei internationalen Koproduktionen: Nachweis ausländischer Kosten- und Finanzierungsbestandteile in EUR (durch Vorlage eines Testats einer Wirtschaftsprüfgesellschaft/Förderung/Steuerberatung)
Aufstellung des Regionaleffekts (inkl. Gegenüberstellung der Soll-/Ist-Kosten gemäß Fördervertrag)
Koproduktionsverträge, Auswertungs-, Sender- und sonstige Finanzierungsverträge, sofern nicht bereits vorliegend (auch mit solchen Partner*innen, die nicht im Finanzierungsplan aufgeführt sind)
Buchungskontenblätter der Gesamtherstellungskosten (bei Sesam Ausdruck „Kostenpositionen pro Kostenart" fortlaufend, ansonsten Rechnungsdatum, Empfänger*innen/Einzahler*innen, Grund, Betrag, Effektbetrag erkennbar)
Offene Postenliste (d.h. Auflistung noch nicht bezahlter Rechnungen)
Nachweise der zu erwartenden Kosten
Gegenüberstellung der in der Vertragskalkulation enthaltenen und abgerechneten Eigenleistungen
Sachbericht (Erläuterung der Abweichungen zum kalkulierten Budget, wenn diese in Summe pro Kalkulationsbereich mehr als 20% betragen)
Finanzierungsstatus (von allen Koproduzent*innen unterzeichnet) in Gegenüberstellung zum Finanzierungsplan gemäß Fördervertrag und Ausweis der noch ausstehenden Zahlungen
endgültige Stab- und Besetzungsliste mit Angabe des steuerlich relevanten Wohnsitzes sowie Dienstleisterliste
vollständige Tagesberichte
Angaben zu Versicherungsschäden
unterzeichnete Vollständigkeitserklärung
Belegexemplar des finalen Films entsprechend der jeweils vertraglichen Vereinbarung

Nachweise/Bestätigungen:

Nachweise zu den Zahlungseingängen der Finanzierungsbestandteile
Nachweis Fertigstellung/Nullkopie
Nachweis der barrierefreien Fassung
Bestätigung der FFA zur Einhaltung der ökologischen Standards
Einlagerungsbestätigung des Bundesarchivs

Sonstige relevante Angaben:

Angabe Uraufführung / Kinostart / Anzahl der Startkopien
Angabe Filmlänge
Angabe Filmformat (techn.)
Angabe Drehzeitraum, Drehtage sowie Drehorte inkl. Nennung der Bundesländer

Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten; die Ausgabenbelege insbesondere Zahlungsempfänger*innen, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsnachweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Die Prüfinstitutionen sind berechtigt, bei Bedarf neben den oben genannten Unterlagen weitere Nachweise anzufordern.

04| ZUSÄTZLICHE HINWEISE FÜR DIE VERWENDUNGSNACHWEISPRÜFUNG

Handlungskosten, Produzent*innengage, Eigenleistungen sowie wegen Mehrfachbetätigung gekappte Gagen können maximal in der kalkulierten Höhe abgerechnet werden. Zu den Eigenleistungen zählen auch Leistungen verbundener Unternehmen sowie Leistungen, die von deutschen Koproduzent*innen erbracht wurden
in Kosten und Finanzierung enthaltene Rück- und Beistellungen können lediglich in kalkulierter Höhe abgerechnet werden
wird der im jeweiligen Fördervertrag vereinbarte Regionaleffekt und/oder die vereinbarten Drehtage unterschritten, kann der jeweilige Förderbetrag anteilig gekürzt werden
werden die im jeweiligen Fördervertrag vereinbarten Herstellungskosten unterschritten, wird im selben Verhältnis der jeweilige Förderbetrag anteilig gekürzt
Kosten für Warm-Up, Bergfest, Abschlussfest und Teamgeschenke werden nicht anerkannt

Stand: Juni 2026

¹ Im Sinne dieses Dokuments gelten Verweise auf Förderverträge ebenso für Zuwendungsbescheide.